O tempo pode ser um aliado ou um problema — depende apenas da forma como o encaramos. O provérbio que diz que “tempo é dinheiro” continua bastante válido, principalmente para os empreendedores e aqueles gestores de empresas que precisam aumentar a produtividade e os lucros.
Gerindo corretamente o tempo, é possível realizar atividades com mais eficiência. Mas, para isso, é preciso desenvolver disciplina e fazer da otimização do tempo uma rotina em sua vida profissional.
Confira algumas dicas para melhorar a gestão do tempo na execução das tarefas!
Estabeleça prioridades
É fundamental definir o que é mais importante na empresa, e isso pode ser feito de acordo com vários critérios. Definindo as prioridades, é possível administrar o tempo na execução das tarefas mais importantes, que contribuirão para o crescimento da empresa, acelerando o ritmo de trabalho. Dessa forma, não haverá atrasos na entrega dos pedidos, interrupções no ciclo de produção e assim por diante.
Elabore uma lista de tarefas diárias
Outra maneira de otimizar o tempo é elaborando, com antecedência, uma lista das tarefas que deverão ser realizadas durante o dia. Recomenda-se elaborar a lista, no mínimo, no dia anterior. Outra forma é deixar listas prontas para toda a semana, com as atividades que deverão ser feitas em cada dia.
Sem dúvida, essa estratégia vai reduzir bastante a perda de tempo com trabalhos infrutíferos e as falhas na execução de diferentes atividades ao mesmo tempo.
Delegue tarefas
Evite sobrecarregar-se de tarefas sem necessidade. Claro que algumas ações só poderão ser tomadas pelo próprio gestor da empresa, mas existem atividades que podem ser distribuídas. Tarefas delegadas vão otimizar seu tempo, permitindo que se dedique com mais afinco àquilo que realmente deve fazer, sem se estressar nem comprometer a produtividade.
É importante que sua equipe também siga essas sugestões para estar alinhada com a gestão do tempo.
Utilize a tecnologia a seu favor
A tecnologia vem contribuindo bastante para as empresas agilizarem os processos, produzindo mais em menos tempo. Os sistemas automatizados primam pela padronização, definição e aplicação de parâmetros. Dessa forma, os processos e todas as atividades podem ser desempenhados com maior rapidez e eficiência.
Aproveitar os recursos tecnológicos significa usar máquinas e equipamentos mais modernos, que ofereçam mais ferramentas; significa investir em sistemas de gestão automatizados, sejam eles para instalação, sejam on-line. Com um bom software de gestão, o profissional terá um controle muito mais abrangente e eficaz, podendo receber relatórios em tempo hábil e fazendo análises apuradas que levarão às melhores decisões, sem precisar gastar tempo excessivo.
Evite paradas desnecessárias
Por que os sistemas automatizados são mais rápidos? Porque não param seu trabalho e têm tudo já definido em seu “cérebro”, ou seja, o sistema está configurado para realizar aquela atividade específica.
Naturalmente, ninguém é uma máquina. Porém, para gerenciar corretamente seu tempo, é fundamental evitar interrupções no fluxo de trabalho — a não ser que sejam necessárias. Paradas desnecessárias atrapalham o ritmo do trabalho, tiram a concentração do profissional e influem negativamente na produtividade. Isso quer dizer, que além, de perder mais tempo na execução de suas tarefas, o profissional ainda não conseguirá os melhores resultados.
Parar para tomar um cafezinho, para conversar, para descansar demais, para fazer uma ligação ou atender ao telefone, para assistir à televisão, seja qual for o motivo, vai comprometer o seu tempo e a sua eficiência. Uma atividade que poderia ser realizada em meia hora pode levar horas e não ser concluída.
Se pretende, realmente, otimizar seu tempo, evite ao máximo as interrupções quando estiver trabalhando.
E você, como faz sua gestão do tempo? Já segue alguma dessas dicas? Deixe suas experiência nos comentários!
