Um dos problemas das empresas nos dias de hoje é gerenciar a grande quantidade de informações existentes. O aumento no número de processos compromete a visão dos gestores, ocasionando erros, retrabalho e prejuízos. Assim, usar um sistema de gestão integrado é a melhor forma para ter os melhores resultados.
Veja a seguir como um sistema de gestão integrado pode otimizar os seus custos:
O que é o sistema de gestão integrado
Os sistemas de gestão integrados se resumem aos softwares ERP (enterprise resource planning ou planejamento de recursos da empresa). Esses programas têm módulos que podem ser adaptados conforme as necessidades das organizações. A partir disso, os dados de todos os departamentos são integrados, permitindo aos gestores ter uma visão mais abrangente do negócio, identificar possíveis falhas e tomar decisões mais assertivas. O resultado é a otimização de custos, já que a integração das informações potencializa os processos e a gestão dos recursos, evitando gastos desnecessários.
Como acontece a otimização de custos
A junção das informações permitida pelos sistemas de gestão integrados garante a otimização de custos porque os dados estão disponíveis em apenas um lugar. Mas outros benefícios e redução de gastos podem ser listados.
Um deles é o atendimento ao cliente, fundamental em qualquer empresa. Os sistemas de gestão integrados podem melhorar esse quesito, porque é fácil entender cada processo e verificar detalhes.
Outra questão importante é a produtividade, relativa a todos os departamentos. A integração das informações ajuda a melhorar muito a produtividade do colaborador, independentemente da função exercida. Sem precisar perder muito tempo pesquisando a informação que precisa, o colaborador consegue produzir mais em menos tempo.
No entanto, existem outras formas de otimizar os custos com o uso dos sistemas de gestão integrados.
A otimização de processos
Compartilhamento de informações
Os sistemas de gestão integrados permitem compartilhar informações de maneira mais fácil e rápida porque podem ser adaptados para outros sistemas e softwares. Assim, é possível melhorar a comunicação com clientes e entre os próprios colaboradores e gestores.
Um dos itens que pode ter o custo otimizado é a previsão e o planejamento de estoque. No caso de concessionárias de veículos e auto centers, essa informação é importante porque é possível evitar que peças fiquem estocadas sem giro. Além disso, sabe-se que não é necessário adquirir determinado item porque já há itens em estoque. Assim, sabe-se exatamente o que precisa comprar e quais gastos são realmente necessários.
Tecnologia da Informação (TI)
A partir do momento que diversos sistemas são substituídos por um que integra todas as informações, os gastos com TI são reduzidos, tanto os relacionados à manutenção quanto aqueles ligados à atualização. Se o sistema estiver disponível na nuvem, há mais otimização de custos, já que não é necessário ter nenhuma estrutura de hardware ou de software.
Automatização de atividades
Graças aos atuais recursos tecnológicos, usar planilhas manuais é desnecessário, pois, além de oferecerem a possibilidade de erros administrativos, as informações podem ficar descontextualizadas. Por exemplo: determinado colaborador vende um item, mas esquece de atualizar na planilha. Para outro colaborador, esse produto ainda está em estoque, o que pode comprometer uma venda e os dados da própria empresa.
Com um sistema de gestão integrado, dados fundamentais podem ser reunidos e acessados rapidamente. Dessa forma, é possível corrigir todas as falhas.
Análise do fluxo de caixa
O setor financeiro das organizações é muito importante e ter controle sobre o fluxo de caixa é a maneira mais efetiva de reduzir custos e obter mais lucro. Com as informações integradas do ERP, é possível identificar sazonalidades e possíveis quedas de faturamento.
Assim, se você trabalha em uma concessionária, por exemplo, pode verificar os períodos em que determinados equipamentos ou produtos são mais necessários porque há mais demanda dos clientes.
Dessa forma, você consegue prever os próximos passos e, se necessário, negociar novos prazos de pagamento, além de atender à demanda sem precisar manter muitos itens em estoque.
Agora que você já entendeu como um sistema de gestão integrado pode ajudar na otimização de custos da empresa, é só começar a agir. Se você quer saber mais sobre o assunto, assine a nossa newsletter e acompanhe as notícias.
