Como definir prioridades na gestão de tarefas da oficina?

Geral

Em geral, as oficinas são ambientes que exigem uma gestão de tarefas otimizada, pois, normalmente, são procuradas por clientes que anseiam por uma solução rápida para seus problemas, sem abrir mão da qualidade do serviço.

Ou seja, nesse ambiente frenético, estabelecer um adequado gerenciamento de prioridades é essencial.

Sofrer com uma infinidade de serviços atrasados, sem saber bem por onde começar. Ou ser capaz de atender os prazos, mas sempre com a sensação de que se está “apagando um incêndio” são sintomas de uma gestão de tarefas deficiente.

Enfim, seja qual for o cenário, ser capaz de definir prioridades deve solucionar o problema.

Acompanhe os tópicos seguintes e se sinta mais preparado para trabalhar com a priorização das tarefas, otimizando assim os resultados de sua oficina!

Defina um método

O primeiro passo a ser dado em direção a uma gestão de tarefas adequada é definir um modelo de gerenciamento.

Quando a oficina se vale de uma metodologia para gerenciar os processos, a priorização das tarefas ocorre de forma natural.

Existem muitas opções que podem ser adotadas, uma delas é o ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act). Isto é, um modelo que prevê o planejamento, execução, verificação e ação corretiva – em caso de desvio.

Seja qual for o método escolhido, o importante é atentar para um que atenda as especificidades do negócio e mover esforços na implementação, de fato.

Utilize um software de gestão

Nos dias de hoje, ignorar um sistema informatizado como apoio ao gerenciamento significa tornar o negócio obsoleto, dando oportunidade para a concorrência se sobressair.

Por exemplo, nenhum mecânico – por melhor que seja – não poderá executar um bom serviço sem o equipamento adequado. E o mesmo vale para a gestão de tarefas: não se pode fazer um bom gerenciamento sem a ferramenta adequada.

Atribua urgência às demandas

No momento em que as tarefas são atribuídas aos responsáveis, o prazo cobrado para que sejam concluídas deve ser inferior ao prazo, de fato, necessário.

Não que o objetivo seja exercer uma pressão desnecessária sobre os envolvidos, mas sim determinar durações que, caso não possam ser atendidas, disponham de uma margem confortável de atraso que não atrapalhe a conclusão dos serviços com um todo.

Adotando esse modelo, a equipe se mantém mais empenhada e focada nos trabalhos, evitando a armadilha da agenda tranquila.

Solicite ajuda

Um erro muito comum nas equipes – seja qual for o segmento – é não pedir ajuda.

Todavia, comprometer a conclusão de uma prioridade que poderia ser facilmente finalizada com o apoio de outro envolvido significa estar prejudicando a produtividade de todo o negócio.

Há também situações em que um profissional menos experiente desconhece o que deve ser executado primeiro, optando então por iniciar pelas demandas que parecem ser as mais fáceis, deixando por último o que é prioritário.

Esse é um outro erro grave, mas que pode ser tranquilamente resolvido, ao buscar ajuda de alguém com maior experiência.

Aprenda a dizer não

Por maiores que sejam as necessidades de conquistar novos clientes e fidelizá-los, a oficina não deve se comprometer com prazos que não é capaz de cumprir.

Do contrário, ao invés de promover melhores resultados, irá arcar com prejuízos na forma de atrasos ou reclamações que podem até comprometer a imagem da oficina.

Saber dizer não também é uma forma de promover a gestão de tarefas.

Quer dizer, se avaliar que a solicitação do cliente irá comprometer os demais serviços em andamento, a melhor solução é negociar um prazo diferente ou, em último caso, justificar todos os impactos e recusar o serviço.

Pronto para promover a priorização através de uma adequada gestão de tarefas em sua oficina? Não se preocupe, deixe um comentário que o ajudaremos no que for preciso!

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