Para alcançar uma gestão eficiente e eficaz, é essencial investir no capital humano, desenvolvendo e capacitando os colaboradores. Porém, também é preciso ter atenção aos processos internos e buscar maneiras de torná-los otimizados, maximizando os resultados da empresa.
A seguir, vamos abordar melhor esse tema, explicando sobre a importância dessa atividade e como isso pode ser feito. Confira!
Qual é a importância de ter processos internos bem estruturados?
A definição de processos de trabalho é importante para que as rotinas fiquem bem definidas e uniformes. Além disso, essa atividade ajuda a acompanhar melhor os resultados, visto que os mesmos parâmetros passam a ser utilizados na avaliação do desempenho — até mesmo dos colaboradores, tornando o processo mais justo.
Afinal, como fazer essa definição de maneira eficiente?
Para definir os processos internos de maneira eficiente, é necessário levar em consideração algumas questões básicas, para que a estruturação seja feita de forma mais organizada e sistêmica. Confira os pontos principais:
Eliminação de processos arcaicos
A consciência de que novas práticas precisam ser adotadas é fundamental para o sucesso da definição dos processos internos. Portanto, a velha filosofia do “sempre foi feito assim” precisa ser abandonada, e todos devem estar abertos a novas ideias.
Isso é importante para garantir que as mudanças necessárias serão devidamente aplicadas e adotadas por toda a equipe.
Mapeamento dos processos
O mapeamento de processos é uma das primeiras — e talvez mais importantes — atividades para fazer uma definição eficiente e eficaz. Por meio dele, é feita uma análise das atividades realizadas e a relação entre elas. Além disso, se define, com clareza, quais são os pontos referentes a cada processo — como quais informações e recursos são necessários, além dos resultados que eles promovem, por exemplo.
Dessa forma, é possível identificar quais mudanças são necessárias para tornar as tarefas mais aprimoradas, em termos de execução e resultados.
Identificação e correção de falhas
Assim que o mapeamento é feito, é hora de fazer uma identificação de todos os problemas que prejudicam a performance dos processos. Essas falhas podem estar relacionadas à escassez de recursos, tarefas repetitivas, desperdícios e atrasos operacionais, por exemplo.
Nesse caso, sempre que um problema é identificado, é necessário pesquisar quais são as possíveis causas raízes e quais soluções podem ser adotadas para corrigi-las.
Identificação de oportunidades e implantação de melhorias
Todo processo, mesmo que aparentemente seja eficiente, pode apresentar oportunidades de melhorias, que ajudam a otimizar os resultados. Sendo assim, sempre vale a pena revisar o mapeamento e identificar essas oportunidades de mudanças que vão aprimorar ainda mais as rotinas de trabalho.
Integração entre os departamentos
Outro ponto importante na hora de definir os processos internos de maneira eficiente é realizar a integração entre as áreas, principalmente quando os processos possuem atividades que estão ligadas, mas ficam sob gestões diferentes.
Um exemplo prático disso é o processamento dos pedidos de clientes, que passa pelas áreas Comercial, Estoque, Logística e Financeira. Logo, a comunicação deve ser fluida, e o compartilhamento de informações deve ser feito de maneira mais ágil e clara possível.
Automação dos processos
Outra solução é realizar um investimento em tecnologia e automatizar os processos. Isso é válido, pois, sempre que um sistema de gestão vai ser implantado, é necessário criar um fluxo definido de trabalho, para evitar erros e inconsistências.
Além disso, depois da adoção do software, as falhas se tornam ainda mais aparentes, e o gestor possui um volume de informações muito maior para tomar decisões e criar ações mais acertadas.
Formalização do processo
A formalização do processo consiste na elaboração de um documento formal, que explica a forma de execução dos procedimentos e quais recursos precisam ser utilizados. Esse documento deve ser disponibilizado nas áreas referentes às atividades e nas que possuem relação, para facilitar o entendimento e a consulta.
Divulgação da nova metodologia de trabalho
Todos os colaboradores precisam estar cientes das modificações realizadas nos métodos de trabalho — pelo menos as quais eles estão ligados. Isso é importante para que todos tenham ciência de como é a forma correta de executar as tarefas.
Que benefícios essa atividade proporciona e como eles impactam na rotina?
Apesar de muitos gestores ainda acreditarem que a gestão voltada a processos os torna mais engessados, essa é uma ideia equivocada. A seguir, listamos alguns dos benefícios que essa estruturação pode proporcionar para a empresa. Veja quais são:
Maior eficiência
Eficiência é conseguir entregar os mesmos resultados — ou até melhores — utilizando apenas os esforços que são necessários. Ou seja, sem excessos e desperdícios. Com a definição dos processos, tarefas desnecessárias são eliminadas, trazendo economia de mão de obra, materiais, tempo e recursos.
Redução de custos
Essa redução se dá por meio do aumento da produtividade, eliminação de desperdícios, economia de materiais e redução de tempo na execução de cada tarefa.
Redução de erros e retrabalhos
Ao definir os processos internos e otimizá-los, as falhas operacionais são identificadas com maior facilidade. Isso permite criar ações de correção e tornar o processo mais assertivo — o que, consequentemente, acaba reduzindo a ocorrência de erros. Quando os processos estão mais uniformes e menos propensos a erros, a necessidade de retrabalho também diminui consideravelmente.
Processos mais ágeis
A otimização de processos, eliminação de etapas que não agregam valor ao resultado final e a redução dos erros e retrabalhos fazem com que os processos internos levem menos tempo para serem finalizados. Ou seja, além do aumento da agilidade na execução das atividades, é possível obter um índice maior de produtividade.
Menor burocracia
Quando a ideia é definir e otimizar os processos, a redução da burocracia acaba sendo um objetivo, visto que ela limita o trabalho e faz com que uma tarefa simples possa demorar mais tempo do que o ideal — um exemplo disso é um pedido de compras de baixo valor que fica na mesa do gestor aguardando autorização, por exemplo, podendo acarretar em atrasos operacionais.
Nesse sentido, há uma simplificação dos processos, visando torná-los mais fluidos.
A definição dos processos internos nem sempre é uma tarefa simples e rápida, visto que muda as rotinas e altera a estrutura de trabalho já existente. Porém, como se pode ver, ela é uma grande aliada quando se busca otimizar as operações e alcançar resultados cada vez melhores.
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