Elaborar uma planilha de custos não é uma tarefa tão complicada quanto parece. Frente à toda a ajuda que pode trazer, o esforço que se empreende para organizar as finanças de seu negócio realmente compensa.
Não é preciso ser um expert em planilhas para começar o controle de custos, basta seguir o direcionamento certo e saber como organizar as informações fundamentais para elaborar um bom modelo.
É preciso entender a importância desse controle, saber as definições de cada item e como organizá-los de maneira a transformar os dados em informações úteis ao negócio — e é para te ajudar nessa missão que preparamos o post de hoje. Acompanhe!
Por que manter uma planilha de custos?
Essa é uma informação fundamental para a manutenção do seu negócio em vários aspectos: liquidez, lucratividade, organização e outros aspectos imprescindíveis.
Por meio de uma planilha de custos, é possível identificar, por exemplo, os itens com uma margem de lucro maior — o que é muito importante num negócio de autopeças, dada a variedade de produtos que costumam estar disponíveis. Essa informação permite focar estratégias de venda nesses produtos para melhorar sua lucratividade.
Quais são os diferentes tipos de custos?
Inicialmente, é preciso saber o que que você vai controlar. Nem todo pagamento que é feito em sua empresa é um custo. De modo geral, custos, gastos e despesas são conceitos diferentes.
Enquanto os custos são relacionados aos produtos oferecidos em si, com a compra, embalagem e estocagem, por exemplo, as despesas são relativas ao funcionamento geral do negócio: aluguel de ambiente, material de escritório, água, impressões etc. Já os gastos podem ser considerados os pagamentos não previstos como substituição de produtos defeituosos, bônus, descontos etc.
Qual o passo a passo para montar uma planilha para meu negócio?
O passo inicial é elencar seus pagamentos, identificando o tipo ou categoria, a data de pagamento e o valor.
Em termos práticos, você fará uma planilha no Excel ou em outro software semelhante, onde criará colunas com os títulos:
- DESCRIÇÃO – é preciso nomear o pagamento propriamente dito: taxas bancárias, parcela de empréstimo, compra de peças, pagamento de funcionário etc.;
- TIPO – O pagamento é uma despesa, um custo ou gasto? É importante fazer essa separação para que você possa identificar onde gasta mais e onde pode economizar e melhorar sua lucratividade;
- DATA DE PAGAMENTO – Identifique o vencimento, preferencialmente futuro, o que pode ajudar inclusive a não perder os prazos de pagamento;
- VALOR – Não se esqueça de registrar o dado principal.
É possível incrementar essas informações conforme sua realidade e prioridades. Você também pode identificar o pagamento por fornecedor ou criar categorias específicas como gastos com pessoal, bancário etc.
Além disso, utilize ferramentas próprias do software que estiver usando, como criação de gráficos e formatação por cores. Isso ajudará a ter uma visão global de seus gastos e separar gastos por período.
Como integrar essas informações?
Sua planilha de custos, por si só, traz informações específicas que precisam ser integradas com outras para maximizar o potencial que essas informações possuem para a saúde financeira de seu negócio.
Você pode integrá-la com outras planilhas muito importantes como controle de fluxo de caixa, receitas, fornecedores e folha de pagamento. Quanto maior for essa integração, melhor será a gestão da sua empresa.
Considere a possibilidade de investir em tecnologia para reunir todas essas informações. Muitas empresas falham em não melhorar a visão global de sua administração, e esse gerenciamento é a base para enxergar como os negócios caminham e onde devem ser melhorados.
Planilhas são excelentes ferramentas na gestão, entretanto, existem softwares muito completos e apropriados para isso, o que facilita imensamente o gerenciamento de uma empresa.
Você utiliza planilha de custos ou possui um software de gestão em sua empresa? Conte sua experiência para nós aqui nos comentários!
