O tempo é o bem mais precioso, afinal, você não pode comprar ou criar mais tempo. E não importa se você o tem desperdiçado ou o usado com sabedoria, ele continua a se mover até acabar definitivamente. Por isso é tão importante saber fazer uma boa gestão de tempo. Neste post, você vai conhecer os erros mais comuns nesse gerenciamento e quais as soluções para cada um. Acompanhe:
Não manter uma lista de coisas a fazer
Você já teve a sensação de que se esqueceu de fazer uma coisa importante? Se já, você provavelmente não usa a lista de coisas a fazer (ou to-do list). O truque com o uso de listas de tarefas reside na priorização das tarefas em sua lista.
Muitas pessoas usam sistemas de codificação para separar os itens de alta prioridade dos itens de menos prioridade. Para isso, você pode marcar cada item com números ou letras, significando graus de importância.
Existem também softwares que ajudam a organizar prioridades e que permitem separar as tarefas. Se você for usar papel e caneta, não se esqueça de atualizar a sua lista diariamente, passando as tarefas não realizadas no dia anterior para a nova lista.
Não definir metas
Você sabe aonde a sua empresa deve chegar em 6 meses? E no próximo ano? E daqui a 10 anos? Se não, é hora de definir algumas metas. Os objetivos são essenciais para fazer uma boa gestão do tempo porque representam um destino.
Quando você sabe aonde quer ir, você pode gerenciar as suas prioridades, o seu tempo e os seus recursos. As metas também te ajudam a decidir no que vale a pena gastar o seu tempo e a definir o que é apenas distração.
Não saber priorizar
Você acaba de ser informado de um problema de larga escala, mas está no meio de uma reunião. Às vezes, é difícil saber como priorizar, especialmente quando você está enfrentando uma enxurrada de tarefas aparentemente urgentes. No entanto, é essencial aprender a priorizar tarefas de forma eficaz se você deseja gerenciar melhor o seu tempo. Existem diversas ferramentas que podem te ajudar a gerenciar prioridades.
Não se dedicar a uma única tarefa
Fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo (atender um telefonema de um cliente enquanto escreve um e-mail para outra pessoa, por exemplo) pode passar a impressão de eficiência. Porém, a verdade é que isso implica em gastar cerca de 30% a mais de tempo para realizar a lista de tarefas em comparação a dedicar a atenção a uma pendência de cada vez. Além disso, é grande o risco de que ambas as tarefas saiam ruins.
Então, a melhor coisa a fazer é se concentrar em uma tarefa de cada vez. Dessa forma, você vai produzir trabalho de maior qualidade em menos tempo.
Não fazer pausas
É bom pensar que uma pessoa pode trabalhar por 6 ou 8 horas seguidas, especialmente quando consideramos metas de vendas e prazos. Mas é impossível para qualquer pessoa se concentrar e produzir um trabalho de alta qualidade sem reservar algum tempo para descansar e recarregar as suas energias.
Portanto, não considere as pausas como perda de tempo. Elas fornecem valiosos momentos em que o funcionário não está envolvido na tarefa, mas continua focado nela, permitindo pensar criativamente e trabalhar de forma mais eficaz.
Agora, a cereja do bolo: um artigo do Instituto McKinsey & Company aponta que as concessionárias com melhor performance dedicam mais tempo ao planejamento de longo prazo, à revisão de performance e a atividades de coaching do que a atividades ordinárias, como realização de pedidos e controle de estoques e de custos. Então, para conseguir alocar o tempo gasto nessas tarefas ordinárias e de baixo retorno, a melhor opção é implementar um software de gestão, que pode automatizá-las.
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